Por Maria João Melo Gomes e Vitor Cordeiro
O encontro anual das instituições da comunidade com programas Lean implementados pelo Rotary Club de Parede- Carcavelos ocorreu, on-line, no passado dia 29 de janeiro. Estes encontros para partilha dos resultados das iniciativas desenvolvidas nas Instituições beneficiadas, têm vindo a ocorrer desde 2017 com o objetivo de avaliar a evolução destes programas, reconhecer o seu desempenho e divulgá- -los junto de outras Organizações para que, eventualmente, venham a aderir.
A filosofia Lean, que envolve todas as pessoas na Organização, se aplicada aos processos de trabalho de uma forma sistematizada e continuada, ajuda a eliminar as mais variadas formas de desperdício e a encontrar valor para as Organizações, reduzindo custos, melhorando a eficiência e motivando as equipas.
As iniciativas apresentadas refletem o trabalho realizado no último ano, em plena pandemia, abordando temas tão
diversos como a redução do tempo na distribuição de almoços aos seniores confinados em suas casas, a melhoria
da comunicação interna e externa que, neste período, se tornou ainda mais importante para qualquer Organização,
o aproveitamento dos legumes doados que não estavam a ser escoados e até mesmo a eficiência das reuniões on-line em Rotary.
No Centro Comunitário da Paróquia de Carcavelos foi possível reduzir em 41% o Lead Time do Processo de Distribuição de Almoços a Seniores, que passou de 5 para 3 horas. Foi um desafio totalmente conseguido com um processo criado a partir do zero. Desde 2014 que este centro comunitário promove iniciativas de melhoria contínua, começando com a sensibilização dos colaboradores e a realização de iniciativas de poupança de recursos: água, energia elétrica e papel. Iniciativas que foram evoluindo em complexidade e resultados.
O Centro da Sagrada Família de Algés, que no início da pandemia teve necessidade de melhorar a forma como comunicava com os pais, desenvolveu um processo de transformação que passou pela utilização de ferramentas Lean, permitindo a redução de tempo e de outros recursos, com ganhos de eficiência. Desde 2017 que esta Instituição desenvolve iniciativas de melhoria contínua: nas infraestruturas – “Vamos arrumar a casa”; na Comunicação – “Faz chegar a mensagem certa ao sítio certo”; evitando o desperdício – “Vamos cuidar do que é nosso”.
No Centro Comunitário da Paróquia de Parede, com o refeitório fechado devido à pandemia, foram identificados
donativos em legumes e frutas, que estavam em risco de ser desperdiçados e que se transformaram em doces e “Há
sopas às quartas”, permitindo beneficiar cerca de 130 famílias. O processo de transformação nesta Instituição foi iniciado em 2016, com 3 equipas de trabalho que otimizaram as rotas das viaturas, resultando na redução do tempo médio de chegada dos utentes ao Centro em cerca de 1 hora, melhoria da comunicação e poupança de água.
O próprio Rotary Club de Parede–Carcavelos, apresentou também uma sua iniciativa Lean para otimização do
tempo da componente de trabalho nas reuniões semanais, que passou de 90 para 45 minutos, permitindo utilizar o
tempo restante para companheirismo.
O evento contou ainda com a participação do presidente da Lean Academy Portugal, Sérgio Caldeirinha, que nos ajudou a aprender a pensar e a refletir sobre como “pensar e refletir”. Como criar e manter um sistema de gestão que suporte uma transformação Lean rumo a uma cultura de melhoria contínua centrada na maximização das competências e na individualidade de cada pessoa.
O Comp.º Vítor Cordeiro, Governador Eleito 2022-23 (D. 1960), contou-nos a história deste projeto, iniciado nestas
instituições em 2013 em parceria com o Voluntariado EDP e com a Lean Academy Portugal.
Podemos afirmar que este é um projeto sustentável e com uma visão de longo prazo, que envolve e compromete todos nas organizações que apoiamos, com entrega de valor através da passagem de competências, que consolida novos comportamentos e atitudes transformando pessoas e comunidades.
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