Uma paleta de cores dá vida aos cartões de pontuação que Hilda Addah apresenta aos membros do Rotary Club de Accra-Sul, no Gana. Esta atividade mensal permite que os membros saibam como o clube está a progredir em relação aos seus objetivos.
Vermelho nos cartões caseiros indica um objetivo atrasado, amarelo reflete progresso dentro do prazo, e verde mostra um ritmo adiantado. Este sistema está em prática há cerca de cinco anos, e Addah, a presidente do clube, afirma que ele ajuda a identificar lacunas no desempenho e a impulsionar melhorias. Os membros das comissões sentem-se motivados para manter os seus objetivos longe da marca vermelha.
Muitos clubes bem-sucedidos têm algo em comum: definem objetivos. Quando os líderes do clube planeiam para o futuro, fornecem ao clube direção e propósito. Estabelecer metas em áreas como crescimento de membros, projetos de serviço e experiências no clube motiva os membros e inspira-os a trabalhar em conjunto com um propósito comum.
O Rotary Club Central torna tudo mais simples. Os líderes do clube Accra-Sul definem e acompanham os seus objetivos com esta ferramenta online para clubes Rotary e Rotaract. “É uma ferramenta muito simples e fácil de usar”, afirma Addah. “Ajuda-me, como líder, a acompanhar e monitorizar o progresso.”
Enquanto os líderes do clube podem usar o Rotary Club Central para estabelecer objetivos e registar conquistas, os membros podem utilizá-lo para visualizar o progresso do clube. Novos líderes podem basear-se nos objetivos anteriores para tomar decisões informadas sobre o futuro do clube e definir metas para até três anos. Eles podem ajustar os objetivos conforme necessário, sempre planeando com antecedência para os próximos três anos.
Planear para vários anos é essencial para garantir continuidade e facilitar as transições de liderança.
“Certas coisas que surgem do planeamento estratégico não podem ser realizadas num curto período de tempo”, explica Tony Winter, secretário e ex-presidente do Rotary Club de Batavia, Illinois. “Também quisemos deliberadamente que alguns objetivos se prolongassem mais para abranger diferentes equipas de liderança e promover consistência no nosso clube.”
Para começar a definir metas no Rotary Club Central, os líderes podem usar a situação atual do clube como base e o plano estratégico como guia para os próximos três anos. Os clubes devem garantir que os futuros líderes tenham uma conta
em My Rotary e que os seus papéis sejam registados em My Rotary, com antecedência, para terem acesso à ferramenta online.
O clube de Batavia aprendeu que nunca se comunica demasiado. Em 2021, decidiu usar o Verificar a Saúde do Seu Clube do Rotary para dar início ao processo de definição de metas. O clube procurou o contributo de uma dúzia de novos membros que se juntaram durante a pandemia de COVID-19 e ficou entusiasmado quando a maioria deles participou numa sessão de planeamento de visão, conta Winter. O clube usou esse feedback para definir objetivos, criar uma estratégia e desenvolver um plano de ação.
“As informações que obtivemos dessa sessão foram vitais para nos dizer, em combinação com o Health Check, o que precisávamos começar a fazer, continuar a fazer e mudar”, afirma Winter. “Foi algo que nunca tínhamos feito antes. Foi um grande avanço e deu-nos talvez uma dúzia de itens para trabalhar nos próximos três anos.”
Quantificar objetivos e relatar regularmente o progresso aos membros pode inspirar os clubes, diz Winter. “Há uma grande diferença entre dizer: este ano vamos organizar alguns eventos sociais, e este ano vamos organizar seis eventos sociais,” explica. “Assim que se coloca um número, isso torna-se responsabilidade de alguém. Quando não se quantifica, é apenas uma declaração.”
A presidente do clube, Margaret Perreault, instituiu este ano uma assembleia trimestral para relatar aos membros o progresso do clube, complementando as atualizações que constam na newsletter do clube.
“Comunicar excessivamente é uma estratégia saudável para um clube”, diz Perreault.
O clube de Batavia também usa a Pesquisa de Satisfação dos Membros do Rotary pelo menos uma vez por ano para ajustar os objetivos e identificar novas necessidades.
“É um desafio constante. As pessoas evoluem, as coisas evoluem,” afirma Winter. “É preciso antecipar-se às mudanças. Tem de haver uma comunicação constante com o clube. É a única maneira de planear.”
Por: Arnold R. Grahl
Para apoiar o planeamento de longo prazo, os diretores do Rotary International nomearão líderes de equipas regionais de planeamento para coordenar planos personalizados para as suas regiões, alinhados com o Plano de Ação do Rotary. Os líderes distritais partilharão o plano da região com os presidentes eleitos para utilizarem na definição dos seus objetivos.
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